Clientes

A base de clientes concentra o histórico e os contatos de quem já agendou. Todo agendamento é vinculado a um cliente — isso permite acompanhamento, histórico e disparos automáticos.

Como o cliente entra na base

Cadastro manual — você adiciona pelo painel.
Agendamento público — quando alguém marca pelo seu link de agendamento e o telefone informado não existir ainda, vira cliente novo na hora.
Bot WhatsApp — quando alguém conversa pelo bot e confirma um agendamento pela primeira vez, o cliente é criado com o número de WhatsApp como telefone.
Importação — pelo botão Importar no topo da tela, você traz a base de outra planilha, de outro sistema ou da agenda do celular sem cadastrar um a um.

Importação por planilha

O importador aceita CSV e Excel (.xlsx), com os nomes das colunas na primeira linha. Se o Excel tiver várias abas, escolha uma para importar por vez. São obrigatórias as colunas nome e telefone. Campos como email, nascimento, tags e observacoes são opcionais.

Contatos do celular e do WhatsApp Business

O WhatsApp Business não exporta contatos: eles ficam na agenda do celular. Para trazê-los, exporte a agenda e suba o arquivo do jeito que ele vem, sem mexer nas colunas:

Android — no Google Contatos (contacts.google.com), selecione os contatos e use Exportar → CSV do Google.
iPhone — no iCloud (icloud.com/contacts), selecione os contatos e exporte o vCard (arquivo .vcf).

Quando o contato tem mais de um número, entra o celular. Contato sem telefone ou salvo sem DDD aparece na lista de erros para você corrigir. A agenda mistura contatos pessoais com clientes, então vale conferir a lista depois de importar.

Se um telefone já existir na sua base, você escolhe o comportamento da importação: Pular (mantém os dados atuais do cliente) ou Atualizar (sobrescreve nome, e-mail, tags e observações).

Salvou os contatos como "Cliente Fulano" pra achar na agenda do celular? Depois de importar, a lista de clientes mostra um aviso oferecendo tirar essa palavra de todos os nomes de uma vez. Vale aceitar: as mensagens do WhatsApp usam o primeiro nome e sairiam "Olá, Cliente!".

Busca e filtro por tag

No topo da lista tem um campo de busca que filtra por nome ou telefone (aceita formatado ou só dígitos). Logo abaixo aparece uma linha de chips com todas as tags ativas — clicar filtra para só quem tem aquela tag. Busca + tag combinam.

Cada tag dentro da linha também é clicável — vira atalho para filtrar por ela. Na ficha do cliente as tags aparecem, mas não são clicáveis ali.

Ficha do cliente

O perfil Profissional e as contas com agenda restrita veem em Clientes somente os pacientes com um agendamento com a própria profissional, nesta unidade. Vale para atendimentos passados e futuros. Sem uma ficha profissional vinculada, a lista fica vazia até o vínculo ser feito em Equipe.

Nos ramos clínicos, o atalho Ir para prontuário no topo da ficha evita passar por toda a linha do tempo no celular. A seção Evoluções privadas permite registrar o acompanhamento do paciente: a profissional autora pode ler, editar e excluir suas evoluções. Pessoas autorizadas individualmente pelo Dono também podem consultá-las, sem editar ou excluir registros de outra autora. Elas ficam separadas das observações e do prontuário compartilhado da clínica.

Clique em um nome na lista para ver:

Dados de contato (telefone, e-mail, aniversário), tags e, quando você tem convênios cadastrados, o convênio do cliente. Pra mudar algum, use o botão Editar — só as observações podem ser editadas direto na própria ficha.
Botão Conversar no painel, que abre (ou começa) a conversa com o cliente em Conversas pelo número da casa, e WhatsApp, que abre o WhatsApp do seu aparelho; Ficha PDF para gerar o relatório completo e Exportar dados para baixar tudo que o sistema tem sobre aquele cliente (pedido de portabilidade, LGPD).
Cards de métricas: visitas concluídas, total gasto, ticket médio, frequência, última visita, próximos (agendamentos futuros), serviço preferido e faltas nos últimos 6 meses.
Aviso de aniversário quando faltam 30 dias ou menos para a data.
Badge VIP (top uma fatia dos clientes por receita em 12 meses — o percentual é configurável nas configurações, 10% por padrão) e Risco de falta (30% ou mais de faltas no histórico, com pelo menos 3 atendimentos) — ambos recalculados todo dia, aparecem também na agenda e no início da conversa do WhatsApp. Cliente com Risco de falta é obrigado a pagar sinal no agendamento público mesmo quando o serviço não exige (mínimo 30%).
Botão Bloquear no topo da ficha — bloqueio manual que impede o cliente de agendar pelo link público e pelo bot do WhatsApp (mensagem genérica, sem expor o motivo). Atendimento via painel continua possível — bloquear é decisão de não receber agendamento espontâneo, não de banir do estabelecimento. Motivo é opcional e fica só pro registro interno. Quando bloqueado, aparece o aviso Bloqueado na ficha e o botão vira Desbloquear.
Fidelidade: se o programa por visitas estiver ativo, um card mostra o progresso até a próxima recompensa; se o programa de pontos (cashback) estiver ativo, outro card mostra o saldo de pontos e o histórico. Dá pra ligar os dois ao mesmo tempo — depende do que você ativou nas configurações.
Lista dos últimos 12 atendimentos com serviço e valor.
Pacotes — sessões pré-pagas que o cliente comprou, com saldo restante e botão para debitar (ou estornar) uma sessão.
Extras por ramo: Pets (petshop e clínica veterinária), Veículos (lava-jato), Prontuário (clínica, estética e clínica veterinária), Projetos de tatuagem (tatuagem), Odontograma (odonto) e Internações (clínica veterinária) — cada um com CRUD inline.
Ficha clínica (odonto, clínica, estética e clínica veterinária): card de Anamnese com link público via WhatsApp pro paciente ou tutor preencher antes da consulta, e card de Receituário com emissão de PDF. Detalhes na seção Ficha clínica.

Indicação entre clientes (referral)

Tanto no cadastro novo do painel (campo "Indicado por (opcional)") quanto no agendamento público (campo "Quem te indicou? (opcional)") dá pra informar o telefone de quem indicou o cliente novo. Se bater com algum cliente seu, a indicação fica registrada — é um registro único, que não muda depois, mesmo se o cliente editar a ficha.

Na ficha do cliente, quando existe indicação, aparecem os links "Indicado por:" (abre a ficha de quem indicou) e "Indicou:" (abre o relatório com todos os clientes que aquele cliente trouxe pra base, com a receita gerada por cada um).

Em Relatórios > Indicações você vê o ranking dos top 20 indicadores, com total de indicações e receita gerada pelos indicados (só atendimentos concluídos). Boa base pra um programa de recompensa ou só pra agradecer.

Portal do cliente final

Cada ficha tem um card "Portal" com botões de enviar via WhatsApp, copiar o link ou abrir direto. É um link mágico (válido 30 dias) onde o cliente vê:

Próximos agendamentos, com botões de remarcar e cancelar quando a janela permitir. Remarcar mostra só horários livres com a mesma profissional e o mesmo serviço; você e a profissional recebem o aviso no sino, e o cliente recebe o comprovante por e-mail/WhatsApp (o mesmo vale pro cancelamento).
Saldo de pacotes ativos.
Últimos 5 atendimentos concluídos.
Fora da janela, botão "Reagendar via WhatsApp" que abre a conversa com você.

Não exige cadastro nem senha — o link em si autentica. Ideal pra anexar nos lembretes 24h/1h: cliente já chega no portal pronto pra confirmar ou cancelar sem ligar pra recepção.

Em Configurações > Portal do cliente você decide: (1) permitir cancelamento pelo portal (desligado = todo cancelamento passa pela recepção), (2) antecedência mínima para cancelar em horas (0 a 168 — 0 permite cancelar até último minuto, o padrão é 2h) e (3) um aviso opcionalque aparece na confirmação antes de cancelar (ex.: "Cancelamentos com menos de 24h são cobrados em 50%"). Se o cliente tentar cancelar fora da janela, o botão some e ele vê uma orientação pra falar com você.

A remarcação pelo clientetem chave e antecedência próprias no mesmo lugar (0 a 168 horas). Enquanto você não mexer nelas, seguem as do cancelamento. Valem pro portal e pro bot do WhatsApp (opção "remarcar" no menu de cancelar, botão Remarcar do lembrete de 24h ou 3 na resposta a ele). Com a lista de espera automática ligada, o horário que o cliente deixou é oferecido a quem está na fila, igual a um cancelamento.

Telefone como chave

O telefone (formato internacional sem o +, ex.: 5511987654321) é a chave única do cliente no seu estabelecimento. É por ele que o bot identifica o cliente quando ele manda mensagem.

Por isso não dá para ter dois cadastros com o mesmo telefone na mesma unidade. Ao cadastrar ou editar um cliente com um telefone que já existe, o aviso mostra de quem é o número (por exemplo, Esse telefone já é de Ana Souza): se for o mesmo cliente, busque por esse cadastro e use ele no agendamento.

Paciente menor ou dependente

No cadastro, abra Responsável e preencha nome, parentesco, WhatsApp, e-mail e CPF de quem responde pelo paciente. Com a caixa Mensagens vão para o responsávelmarcada, a confirmação, os lembretes, os avisos de mudança e o termo de consentimento vão para o responsável, citando o paciente ("Olá, Maria. O agendamento de João..."). Sem WhatsApp próprio, vale o telefone do cadastro. As mensagens só falam de data, horário e serviço, nunca do prontuário.

Pais separados: use Adicionar segundo responsável. Para cada responsável, marque o que ele recebe: Agendamentos (confirmação, lembretes, avisos, pedido médico, reposição de sessão e vaga da lista de espera) e/ou Cobranças (faturas e lembretes de pagamento). Quando os dois recebem, cada um ganha a própria mensagem, com o próprio nome; se o WhatsApp for o mesmo, sai uma só. Pesquisa de satisfação e automações vão só para o primeiro responsável.

Termo e anamnese de paciente menor de idade são assinados pelo responsável, que informa nome, CPF e parentesco. Com dois responsáveis, quem abre o link escolhe quem está assinando, e o código de confirmação vai para o WhatsApp dele. Quando o paciente faz 18 anos, você recebe um aviso para revisar o cadastro e o termo; na ficha, Passar a falar com o paciente faz as mensagens irem para ele.

Lixeira

Cliente excluído vai para a lixeira e pode ser restaurado em até 30 dias. Veja o artigo Lixeira.